par Tout savoir sur les factures d’achat. Nous savons à quel point il peut être fastidieux et coûteux de collecter des documents fiscaux, notamment des factures. Surtout s’ils sont nombreux. Pourtant nous pouvons vous dire qu’avec quelques précautions, même cette activité peut être simplifiée et réalisée sans stress mais efficacement. Lorsque le volume des factures fournisseurs est important, la meilleure façon de gérer l’encaissement repose sur 3 étapes fondamentales.
Les astuces pour gérer l’encaissement des factures
La première qualité requise dans cette activité est la patience.
Cependant, une fois que vous aurez défini la méthode de stockage et la structure de base, tout sera très simple, rapide et pratique. Et entre autres, vous pouvez l’appliquer à l’archivage numérique de tout autre document d’entreprise.
- Activez une boîte aux lettres spéciale et exclusive pour recevoir ces factures.
- Communiquez cette adresse à tous vos fournisseurs en leur demandant de toujours vous envoyer une copie PDF du document.
Ça pourrait être:
- La copie de courtoisie de la facture électronique transmise au système d’échange fiscal.
- Une copie de la facture traditionnelle, si votre fournisseur n’est pas soumis à l’obligation de facturation électronique.
- Le scan de la facture papier pour les micro fournisseurs qui l’établissent encore à la main.
Avec cette procédure, vous ne retrouverez que les factures d’achat dans la boîte mail appropriée, avec l’avantage considérable de ne pas avoir à les rechercher dans l’email que vous utilisez généralement pour recevoir toutes sortes de messages.
Mais les avantages ne s’arrêtent pas là. L’archivage et le stockage de ces documents deviendront également simples et efficaces.
- Enregistrez chaque document reçu dans un dossier spécifique sur votre PC.
Vous pourrez créer autant de sous-dossiers qu’il y a d’années et de mois de référence.
Un dernier conseil précieux concerne la possibilité de conserver ces documents dans une archive numérique gratuite que vous pourrez partager avec votre expert comptable.
Pensez à quel point ce serait sympa, mais surtout combien de temps vous gagneriez si au lieu de garder des tas de documents sur votre bureau ou, même si au format numérique éparpillés ici et là sur le bureau de votre PC, vous les organisez afin de garder ils sont tous soigneusement organisés, sans avoir à devenir fou à chaque fois que vous devez en trouver un. Quelques clics suffisent pour avoir tous les documents comptables à portée de main et en très peu de temps.
Comment le faire ?
Si, par exemple, vous ouvrez une boîte aux lettres avec Gmail, vous aurez automatiquement à votre disposition un espace de stockage numérique qui est Google DRIVE.
Enregistrez toutes les factures reçues dans Drive, en les triant toujours dans des dossiers et sous-dossiers.
À ce stade, vous pouvez facilement générer un lien.
Communiquez-le à votre comptable et il pourra accéder à l’archive des factures simplement depuis son ordinateur. Et vous n’aurez surtout plus à vous déplacer physiquement au bureau pour la seule remise des pièces comptables.
Un peu plus de deux mois après la mise en place de l’obligation de facturation électronique, de nombreux doutes et perplexités planent encore au sein des opérateurs économiques qui, pour la première fois, s’apprêtent à entrer en contact avec cet outil innovant.
Les résultats c’est comment ?
Ils seront incroyables. Votre bureau sera libre de toutes sortes de paperasse. Les classificateurs réduits au minimum nécessaire pour ce qui reste forcément papier.
Le comptable n’aura pas besoin de vous appeler à chaque fois pour vous rappeler la remise des documents. Nous vous recommandons de réaliser cette activité au moins une fois par mois, de préférence deux. Évidemment, cela dépend de la quantité de documents que vous recevez.
Ne sous-estimez pas l’utilité, l’efficacité et la commodité de l’archivage numérique de documents, même si au premier abord cela peut sembler un travail énorme.
En réalité, une fois mis en place et opérationnel, vous n’aurez que des avantages.
Il vous permettra de les consulter pour vos vérifications (sur les prix, les quantités et les conditions d’approvisionnement) à tout moment, vraiment en un clic.
Sans encombrer votre bureau de papier et surtout au nom de l’ordre et de la simplification qui sont la base d’une comptabilité soignée, avec tous les avantages qui en découlent en termes de gain de temps et de meilleure organisation de votre entreprise.
