Télésecrétariat médical : comment faire pour faire le bon choix ?

Les médecins ont actuellement la possibilité de choisir entre le télésecrétariat médical classique ou le secrétariat médical automatisé. Les solutions sont nombreuses afin de mieux gérer les appels et le service client. Ces solutions restent efficaces de nos jours afin de limiter l’arrêt des consultations et aussi pour assurer une meilleure organisation du cabinet. Cependant, il est important de comprendre que l’externalisation du secrétariat est délicate. La réputation du cabinet est toujours en jeu. L’accueil des patients doit être sans faille. Comment faire pour trouver le meilleur service de télésecrétariat ?

Plusieurs critères à tenir en compte

Le télésecrétariat médical ne se choisit pas au hasard. Il est important de bien réfléchir avant d’arrêter son dévolu sur une entreprise en particulier. D’ailleurs plusieurs critères doivent être évalués.

Déterminer ses besoins

Il est possible de confier une partie ou toutes les tâches à une entreprise externe comme le cas d’un télésécretariat médical. Pour y arriver, il est important d’évaluer tout d’abord et d’identifier clairement les tâches à assigner. D’ailleurs, faire une liste de ces services s’avère être utile pour avoir un aperçu clair de la situation. Il se pourrait qu’en tant que médecin, vous souhaitez confier la gestion du planning des rendez-vous, le rappel des patients, la réponse aux appels entrants, la mise à jour de son fichier… Là encore, il faut que vous sachiez au préalable si le secrétaire à distance opère durant des horaires classiques, durant le week-end ou les jours fériés ou encore qu’il soit disponible pour une permanence téléphonique médicale 24 h/24.

Connaître la durée du traitement des appels

Dans le domaine du secrétariat médical, la gestion de l’organisation passe par un excellent temps du décroché téléphonique. Le prestataire se doit donc d’être très réactif puisqu’il s’agit d’ailleurs du domaine de la santé. L’idéal serait notamment d’éviter les temps d’attente pour la prise des appels. Dans ce cas, il est important de bien vérifier la rapidité de réponse et la bonne organisation du secrétaire à distance.

Choisir un service complet ou une intervention partielle

Bien que vous ayez déjà un secrétaire à votre service dans votre cabinet, il pourrait être idéal d’embaucher un secrétaire médical externalisé. Il saura d’une grande aide pour renforcer d’une manière ponctuelle le travail réalisé par celui-ci. Le service sera toujours assuré même en cas d’absence imprévue de l’un ou de l’autre. D’autant plus que durant les surplus d’appels, les patients seront bien reçus.

Comprendre les différentes formes de télésecrétariat médical

Les offres de ce type de service affluent sur le marché. Les services de secrétariats à distance sont variés. Ce qui pourrait notamment être un frein dans le choix de la bonne structure. Chacune dispose de leur propre organisation. C’est justement la raison pour laquelle il faut être attentif afin de faire le bon choix en fonction de la situation générale de son cabinet.

Qu’en est-il de la petite structure locale ?

Il existe les petites structures locales qui assurent le télésecrétariat. Elles peuvent souvent être constituées de plusieurs télésecrétaires. Avec un effectif à taille humaine, il est sûr que l’accueil soit plus convivial. D’autant plus que les professionnels seront plus proches du médecin. Là encore, les clients à gérer sont peu nombreux. Les consignes seront mieux respectées. Cependant, le seul souci reste notamment le manque de ressources humaines qui pourraient engendrer une durée d’attente plus longue.

Les avantages de se tourner vers une grosse structure

Il s’agit d’un véritable call-center qui gère les appels à la chaîne. Généralement, un télé-secrétaire se charge souvent d’un nombre important de cabinets médicaux. Ce qui pourrait notamment impacter sur la qualité de l’accueil. D’autant plus que des fois, les consignes sont mal interprétées. Malgré cela, le temps d’attente est souvent nul dans ce type de structure puisque le temps de décroché est souvent rapide.

Autrement, il est possible de se tourner vers le télésecrétariat médical indépendant.